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venerdì 23 novembre 2012

alla ricerca del tempo perduto

 

In un giorno ci sono 86.000 secondi. In questi secondi alcune persone guidano i paesi e gestiscono grandi agglomerati. Tuttavia, altre trovano persino difficile completare l`attività più minimale. I manager di successo dunque come ci riescono? La risposta è una gestione efficiente del tempo.

Cosa significa gestire il tempo?
Gestire il tempo significa controllare ed usare il tempo nel modo più efficiente ed efficace possibile. Il tempo stesso è transitorio ed ingovernabile, quindi è il modo di usarlo che potete controllare. Spesso ci lamentiamo che "24 ore al giorno non sono sufficienti". Tuttavia, introducendo un filtro di controllo nella nostra routine quotidiana si riescono ad identificare ed a eliminare le attività che ci fanno perdere tempo per assumerne il controllo

Delegare

Quando i manager delegano un`attività, condividono effettivamente il carico di lavoro con un subordinato. Se fatto efficientemente, questo li aiuta a focalizzarsi su attività più urgenti.
AssicurateVi che la persona a cui delegate abbia le capacità e l`esperienza necessarie per svolgere quell`attività.
Stabilite gli obiettivi da raggiungere.
• Spiegate esattamente che cosa ci si aspetta dal dipendente interessato
• Definite i limiti dell`autorità della persona scelta
• Definite una semplice procedura di controllo per assicurarsi che si proceda e che i problemi siano affrontati
• Assicuratevi che l`attività sia completata
Il primo passo per migliorare il Vostro uso personale del tempo è riconoscere che potreste avere risultati migliori in quei 86.400 secondi che fanno un giorno. Nel tempo che dedicate a certe attività, identificate quelle che fanno perdere tempo e catalogatele in modo sistematico. Inoltre, potete cercare di migliorare le Vostre capacità comunicative e personali per risultati più efficienti. Come dice Tim Stanley 'imparate a dire di no ora e sí dopo, forse".
Inoltre, non dimenticate di lasciare nella Vostra frenetica agenda un po` di tempo per goderVi il vostro tempo libero!

Perdere tempo

Nel lavoro è valutato positivamente un livello alto di interazione tra le persone; tuttavia può risultare in potenziali svantaggi per l`efficienza personale; ne sono esempi le conversazioni futili, le interruzioni del Vostro personale, dei colleghi o del Vostro capo, oltre a riunioni eccessivamente lunghe o inutili. Il Vostro tempo è prezioso.
Potete tentare di ridurre le perdite di tempo fissando gli appuntamenti ad orari stabiliti, e chiedere di non essere interrotti in certe ore. Se venite interrotti, imponete un limite di tempo dicendo "ho solo cinque minuti" e non superateli. Non fate accomodare la persona e cercate anche Voi di rimanere in piedi.
Anche chiedere ad un collaboratore di dire che siete occupati in un`altra riunione o che siete sull`altra linea aiuta ad evitare interruzioni. Lo stesso vale per Voi! Se state lavorando ad un progetto che non Vi piace particolarmente, succede di prendere in mano il telefono e fare una chiacchierata con un collega, o di andare in pausa caffé più volte. Non siate Voi stessi il vostro peggior nemico.

Gestire le richieste e le interruzioni del vostro team

I Senior o il personale più esperto di qualsiasi gruppo vengono regolarmente cercati da personale junior che vorrebbe chiarire o discutere un problema improvviso. Uxbridge ricorda che appena iniziò come manager veniva sommerso da domande e problemi e dice che "Dopo un po` di formazione manageriale ho realizzato che con quelle costanti interruzioni erano gli altri a gestire il mio tempo!".
Ha imparato a far fronte alla questione focalizzandosi sui tre punti seguenti:
• Identificare il problema: Chiedere alla persona di chiarire la situazione e che cosa ha fatto finora per risolverlo. Questo dovrebbe incoraggiare a pensare da soli.
• Discutere le opzioni: che cosa suggerisce di fare adesso?Altro? Cercate di riportare la questione agli interessati affinché la risolvano da soli
• Suggerire una soluzione: come ultima spiaggia suggerite la soluzione ma cercate di incoraggiare a trovare la propria per avere più fiducia ed essere autonomi la prossima volta.
Stanley, tuttavia, dice di avere un sistema molto semplice per gestire le interruzioni inutili. "Dico semplicemente `no` e a volte `sì` ma più tardi. Cerco di creare un equilibrio per mostrare fermezza ma anche disponibilità".

Organizzarsi: i quattro punti cardinali

Quando avete stabilito gli obiettivi è il momento di pensare a dare delle priorità alle proprie attività. Un sistema di supporto utile è seguire un`agenda.
Per massimizzare i benefici la lista delle priorità dovrebbe essere il più chiara e concisa possibile. Secondo James Uxbridge, manager di un`azienda assicurativa, 'Dividere in categorie i miei task e collocarli in una struttura ordinata mi ha aiutato a superare i problemi iniziali su come gestire il tempo nel periodo in cui non ero ancora manager". Il responsabile di Uxbridge gli aveva suggerito di usare una matrice o un`asse come quella che segue.
Come usare l`asse
• Scrivere la lista di tutte le attività
• Di fianco ad ogni attività, scrivere U (urgente) o I (importante)
• Classificare ogni attività in una scala da 1 a 5 (1 = più importante)
• Collocare le attività nell`asse in ordine di importanza

SMART: un metodo per la gestione del tempo

Siate "SMART"
L`introduzione di un sistema di gestione del tempo nella routine quotidiana di un manager cambia a secondo dei singoli casi. Tuttavia, il primo passo è analizzare il Vostro carico di lavoro in relazione al tempo disponibile; stabilite quindi gli obiettivi.
Tim Stanley, direttore marketing di un`azienda leader europea nel settore delle telecomunicazioni dice al proprio personale di "essere SMART". Suggerisce che "l`uso di obiettivi chiari e concisi produce il contesto giusto per poter prendere le decisioni corrette su come gestire il tempo".
La teoria "SMART" è semplice:
S - Specifico ("specific")
M - Misurabile ("measurable")
A - Attuabile ("achievable")
R - Realistico ("realistic")
T - Tempistica ("timescales")
Specifico
Nel lavoro è importante avere una direzione: dove volete approdare, che cosa state facendo e perchè? Che obiettivi ha la Vostra divisione o organizzazione? Una visione chiara degli obiettivi aiuta a focalizzarsi meglio sui problemi legati alla gestione del tempo.
Misurabile
Gli obiettivi devono essere misurabili per poter quantificare quanto si è raggiunto o quanto rimane per realizzarli
Attuabile
Qualsiasi sia il Vostro obiettivo, ad esempio vendere una certa quantità di prodotto in un periodo specifico, è sempre consigliabile tradurlo in termini quantitativi per giudicarne il risultato positivo o negativo. In questo modo ogni giorno o settimana potrete vedere in che misura avete raggiunto gli obiettivi in rapporto al tempo e all`input.
Realistico
I Vostri obiettivi sono realistici? Rientrano globalmente negli obiettivi dell`organizzazione? Inoltre, avete il supporto di altre divisioni per raggiungerli? Ad esempio potrebbe verificarsi un conflitto di interessi se non è possibile avere cinque nuove risorse nel gruppo per assisterVi.
Tempistica
Dovreste stabilire delle date per il completamento delle attività e date in cui si vogliono realizzare gli obiettivi generali. In questo modo riuscirete a dividere per categorie le attività principali ed avere il campo d`azione per migliorare e potenziare il Vostro sistema di gestione del tempo.
La posizione di Stanley implica la strategia e l`implementazione di obiettivi al breve e lungo termine; conseguentemente è fondamentale avere un sistema di gestione del tempo efficiente. "Devo poter controllare il mio tempo", dice "e focalizzarmi innanzitutto sulle priorità chiave del business".

articolo tratto da http://www.manager.it/default.asp

link alla pagina: http://www.manager.it/default.asp?page=A_gestempo.html&folder=f_tempo

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